Fichier de prospection téléphonique : modèles Excel et CSV
En bref
Un modèle Excel pour suivre responsable, statut et prochaine action ; un CSV séparé, limité aux champs que l'import Ubic sait associer.
Un numéro tronqué dans Excel, un client déjà signé dans la liste, une personne qui a demandé à ne plus être appelée : ces erreurs se voient trop tard si le fichier part directement vers les SDR. Le modèle ci-dessous sert à préparer une liste B2B exploitable et à repérer ces problèmes avant la première session.
Télécharger les modèles de fichier de prospection
Télécharger le modèle Excel de prospection téléphonique · Télécharger le CSV vierge pour Ubic
Le classeur Excel contient deux onglets. Suivi prospection donne quatre contacts entièrement fictifs pour montrer comment noter la provenance du numéro, sa date de vérification, le responsable, le statut de travail et la prochaine action. Les numéros sont volontairement masqués et non appelables : ils illustrent les indicatifs +33, +32, +49 et +44, pas des données à importer. Supprimez ces exemples et remplacez-les par des contacts vérifiés.
L’onglet Export Ubic est vide, à part ses huit en-têtes. Copiez-y uniquement les prospects à appeler et les champs du tableau ci-dessous, puis exportez cet onglet seul en CSV UTF-8. Vous pouvez aussi partir du CSV vierge fourni : une ligne d’en-tête, aucun faux contact à effacer. Le point-virgule sépare ses colonnes. Lors de l’import, Ubic détecte aussi les fichiers séparés par une virgule ou une tabulation.
| Colonne du modèle | À renseigner | Usage dans Ubic |
|---|---|---|
telephone |
Un numéro professionnel par ligne | Indispensable pour appeler. |
prenom, nom |
L’identité vérifiée du contact | Aide le SDR à savoir qui il appelle. |
entreprise, fonction |
Le compte et le rôle de la personne | Permet de contrôler que l’offre concerne son travail. |
email |
Seulement si vous en avez l’usage | Contexte complémentaire dans la fiche. |
note |
Un contexte bref et utile à l’appel | Évitez d’y copier tout l’historique du CRM. |
statut |
Facultatif : statut prospect que vous souhaitez créer dans Ubic | Ce n’est pas le « statut de travail » du suivi Excel. Laissez vide pour une nouvelle liste ; vérifiez les valeurs avant l’import. |
Les colonnes source du numéro, date de vérification, responsable, statut de travail et prochaine action restent dans le suivi Excel : ce ne sont pas des champs standards du CSV Ubic. Si vous voulez en conserver certaines dans Ubic, créez d’abord les champs personnalisés correspondants dans votre espace et associez-les pendant l’import. Ne supposez pas qu’une colonne ajoutée au CSV sera enregistrée automatiquement. Une affectation de responsable ou une tâche à faire ne découle pas de ce modèle CSV.
Préparer les numéros dans Excel
Mettez la colonne telephone au format texte avant de coller vos données. Un tableur peut supprimer un zéro initial ou transformer un numéro en notation scientifique. Dans le classeur fourni, les exemples masqués sont déjà du texte ; les vrais numéros doivent aussi rester du texte. Ouvrez ensuite le CSV exporté dans un éditeur de texte et vérifiez quelques lignes, notamment les numéros qui commencent par zéro et ceux avec un indicatif international.
Pour une liste multi-pays, l’indicatif explicite évite une ambiguïté. Pour un numéro sans indicatif, choisissez le bon pays dans le formulaire d’import d’Ubic. Si le numéro est invalide, l’import le signale ; changer le format d’affichage dans Excel ne répare pas un mauvais numéro.
Contrôler la liste avant de l’envoyer aux SDR
- Vérifiez la cible. Une ligne peut être complète et rester hors sujet. Relisez un échantillon de contacts, leurs fonctions et la raison concrète de l’appel. Notre méthode pour juger la qualité d’un fichier aide à faire ce tri.
- Recoupez avec le CRM. Écartez les clients existants, les contacts déjà travaillés dans une autre campagne et les personnes qui ont demandé à ne plus être appelées. Gardez la provenance de chaque lot dans votre fichier de travail.
- Cherchez les doublons. Deux lignes au même numéro peuvent faire rappeler une personne par deux SDR. Décidez dans le CRM quelle fiche doit rester avant d’importer.
- Testez les numéros. Un petit lot appelé dans les conditions habituelles révèle les standards, les numéros périmés et les contacts hors cible. Le contrôle des colonnes ne suffit pas à mesurer la joignabilité ; voir comment évaluer un enrichissement de leads.
Le cadre d’une campagne B2B dépend aussi de l’origine des données et du respect de l’opposition. Pour ces vérifications, consultez notre guide sur la prospection téléphonique en 2026.
Importer le CSV dans Ubic
Depuis la page des appels, créez une liste et choisissez CSV. Sélectionnez le fichier exporté depuis l’onglet Export Ubic, ou le CSV vierge que vous avez rempli, puis regardez l’aperçu : chaque information doit apparaître dans sa propre colonne. À l’étape suivante, vérifiez la correspondance proposée entre telephone, prenom, nom, entreprise, fonction, email, note, statut et les champs d’Ubic. Corrigez-la si votre export a changé les noms des colonnes. Le téléphone est obligatoire ; les autres champs peuvent rester non renseignés.
Le champ statut est facultatif. Si vous l’associez, vérifiez ses valeurs : Ubic rapproche les statuts connus et ajoute les valeurs nouvelles aux choix de la liste. Une faute de frappe peut donc créer un statut distinct. Si la liste n’a jamais été appelée, laissez cette colonne vide et ne l’associez pas à Statut prospect.
Si vos contacts sont déjà maintenus dans un CRM, un connecteur CRM évite de refaire un export à chaque changement de liste. Le CSV convient surtout à un lot ponctuel dont vous avez contrôlé la source, les numéros et les exclusions.
Questions fréquentes
Peut-on importer directement un fichier Excel dans Ubic ?
Le parcours décrit ici accepte un CSV, pas le classeur .xlsx. Excel sert à préparer et à contrôler les contacts ; exportez ensuite uniquement l’onglet Export Ubic au format CSV UTF-8 et vérifiez l’aperçu avant de valider.
Quelles colonnes sont obligatoires ?
Une ligne d’en-tête et une colonne contenant un numéro de téléphone. Les autres colonnes du modèle donnent au SDR le contexte de l’appel, mais ne sont pas exigées pour créer le prospect.
Pourquoi mes données apparaissent-elles dans une seule colonne ?
Le séparateur de votre export a probablement été mal interprété. Vérifiez que le CSV contient bien des point-virgules, virgules ou tabulations entre les champs, puis contrôlez l’aperçu d’import. Ne poursuivez pas tant que le téléphone et l’identité ne sont pas dans leurs propres colonnes.
