Tester un parallel dialer en 7 jours : la grille pour décider

Une démo montre ce que fait le logiciel quand tout se passe bien. Une session avec votre liste montre si vos SDR peuvent vraiment l’utiliser. Chez Ubic, l’essai gratuit dure sept jours. Ce temps suffit pour vérifier le fonctionnement, la connexion au CRM et la qualité des conversations. Pour juger les rendez-vous tenus, il faudra souvent attendre plus longtemps.

Télécharger la grille d’essai Excel. Elle reste sur votre ordinateur : saisissez une ligne par session, sans y mettre les noms ni les numéros des prospects.

Avant de lancer le premier appel

Prenez deux lots de prospects du même segment, avec une source et une ancienneté proches. Répartissez-les entre le mode actuel et le dialer avant de connaître le résultat des appels. Faites appeler chaque lot par les mêmes SDR, sur des créneaux similaires et pendant une durée comparable. N’appelez pas deux fois les mêmes personnes pour fabriquer un « avant/après » : le second appel n’a plus les mêmes chances d’obtenir une réponse.

Si vos listes sont petites, vous n’aurez peut-être pas deux lots assez semblables. Notez cette limite. Un écart de résultats peut venir du fichier, de l’horaire ou du SDR, pas seulement de l’outil. La qualité du fichier se contrôle avant de l’appeler.

Décidez aussi de ce que l’équipe doit voir dans le CRM après un appel. Selon votre organisation, ce sera le résultat de l’appel, sa durée, une note, un enregistrement ou un statut. La bonne question n’est pas « intégration : oui ou non ? », mais : les informations dont l’équipe se sert remontent-elles dans les bons champs ?

Un déroulé sur sept jours

Les jours 1 et 2 servent à préparer les deux lots, brancher le CRM et faire un appel de test vers votre propre téléphone. Écoutez ce qui se passe au décroché : délai avant la voix du SDR, éventuel blanc, qualité sonore. Vérifiez aussi le numéro affiché et l’activité créée dans le CRM.

Du jour 3 au jour 5, lancez plusieurs sessions avec les mêmes SDR et des créneaux proches de votre rythme habituel. Remplissez la grille juste après chaque session. Notez les incidents concrets : fiche qui ne s’ouvre pas, appel interrompu, doublon dans le CRM, numéro affiché comme indésirable. Ce sont des observations à vérifier, pas une note vague « outil fluide ».

Le jour 6, relisez un échantillon d’activités CRM et demandez aux SDR ce qui les a aidés ou gênés. Le jour 7, mettez les résultats des deux modes côte à côte et listez ce qui reste inconnu. Une semaine d’essai peut être suffisante pour décider de prolonger le test, même si elle ne suffit pas encore pour décider de signer un an.

Les chiffres à lire dans la grille

La mesure principale est le nombre de conversations réelles par heure de session : conversations avec une personne au téléphone ÷ minutes de session × 60. Comptez la session entière, y compris les sonneries, les répondeurs et les pauses imposées par l’outil. Une tentative ou une messagerie détectée n’est pas une conversation.

Ajoutez les rendez-vous obtenus, mais séparez-les des rendez-vous tenus. Si la date du rendez-vous tombe après la fin de l’essai, laissez la case « tenus » vide. Mettre zéro voudrait dire que le rendez-vous n’a pas eu lieu, ce qui n’est pas encore connu.

Pour le CRM, comptez les activités attendues sur l’échantillon vérifié, puis celles qui sont correctes. La grille calcule le ratio « activités correctes / activités attendues ». Gardez la même définition dans les deux modes : une activité sans statut ou rattachée au mauvais contact n’est pas correcte si ce statut ou ce rattachement est nécessaire à votre équipe.

Enfin, recueillez l’avis de chaque SDR et surtout ses exemples. Le parallel dialer rapproche les conversations : certains commerciaux apprécient le rythme, d’autres ont besoin de plus de temps pour lire la fiche. Ce retour compte dans la décision d’équipe, mais il ne remplace pas les mesures.

Prendre la décision

La grille ne contient pas de seuil de gain prérempli. Fixez vos critères avant de regarder les résultats : minimum acceptable de remontées CRM, confort au décroché, conditions de prix, et éventuellement niveau de conversations par heure que vous jugez utile. Si les lots ou les horaires ont trop changé, prolongez plutôt que d’attribuer l’écart au dialer.

Demandez enfin le devis pour le nombre réel de SDR, avec les conditions d’appels et de numéros par écrit. Notre méthode pour chiffrer le budget complet aide à garder le même périmètre entre fournisseurs. Chez Ubic, le produit appelle jusqu’à trois numéros en parallèle et passe l’appel au SDR dès qu’une personne décroche. Pendant l’essai, jugez cette mise en relation sur votre propre terrain, pas uniquement sur la description du parallel dialer.

Questions fréquentes

Peut-on mesurer un vrai retour sur investissement en sept jours ?

Rarement avec sérieux. Une semaine suffit pour observer les conversations par heure et les erreurs de synchronisation. Les rendez-vous tenus et les ventes se jouent plus tard ; il faut suivre la cohorte après l’essai.

Faut-il tester sur la même liste que d’habitude ?

Oui pour rester proche de votre travail réel, mais évitez de rappeler les mêmes contacts dans les deux modes. Formez plutôt deux lots comparables du même segment et notez leurs différences.

Combien de sessions faut-il faire ?

Assez pour observer plusieurs SDR et créneaux de votre rythme habituel. La grille ne fixe pas de nombre universel : un petit échantillon doit être décrit comme tel, et une décision annuelle mérite parfois un essai plus long.