Pourquoi on vous conseille de n'appeler que 3 prospects en même temps

La question revient à chaque démo : pourquoi Ubic conseille d’appeler 3 prospects en même temps quand d’autres outils en annoncent 5 ?

Ce n’est pas une limite technique, on ouvre davantage quand un cas le justifie. C’est une recommandation, et elle porte moins sur le nombre d’appels que sur ce qu’il reste de votre liste à la fin de la semaine.

Ce qui se passe quand quelqu’un décroche

Vous lancez une session. 3 numéros sonnent en même temps. Au bout de quelques secondes, quelqu’un répond sur le deuxième. La conversation démarre, et les deux autres appels sont coupés pendant la sonnerie.

Ces deux personnes n’ont rien refusé. Elles n’ont pas eu le temps de décrocher. Leur téléphone a sonné trois fois, puis s’est arrêté.

C’est le mécanisme même du parallel dialer, il n’y a pas d’échappatoire : pour vous mettre en ligne avec quelqu’un, il faut bien arrêter les autres appels. La seule variable, c’est le nombre de personnes que ça concerne à chaque conversation.

Le calcul

En appelant 3 prospects à la fois, chaque conversation obtenue coupe 2 appels en cours de sonnerie. En en appelant 5, elle en coupe 4.

Deux fois plus de contacts touchés pour la même conversation. Ce n’est pas une estimation, c’est la mécanique : le nombre d’appels lancés ensemble, moins celui qui a abouti.

Sur une liste de 1 000 contacts, ça change le rythme auquel vous la traversez. Chaque conversation immobilise 3 entrées de votre fichier quand vous appelez par 3, et 5 quand vous appelez par 5 : le temps qu’elles redeviennent appelables, elles ne sont plus disponibles pour la session en cours. Et une liste, vous l’avez achetée, enrichie ou construite à la main. Elle a un coût par contact, que la plupart des équipes connaissent au centime.

Ce que les 5 appels simultanés achètent, ce sont des tentatives. Pas des conversations en plus : le taux de décroché d’un fichier ne change pas parce qu’on l’appelle plus vite. Vous arrivez simplement au bout des contacts encore appelables plus tôt.

On a regardé nos chiffres avant de trancher. Sur les 600 000 appels analysés, appeler plus de prospects en même temps n’a pas amélioré le taux de réponse. Le nombre de tentatives monte, la colonne des conversations ne bouge pas.

Ce qu’on fait des appels coupés

Un contact coupé en pleine sonnerie n’est pas perdu, mais il ne doit pas non plus être rappelé dans l’heure.

Chez Ubic, il est gelé et entre dans la pause progressive de sa liste. Concrètement : quelques jours avant de redevenir appelable, puis un délai plus long au gel suivant, et ainsi de suite selon les phases que vous avez réglées. En fin de cycle, vous choisissez ce qui se passe : boucler sur la dernière phase, sortir le prospect avec un statut synchronisé dans le CRM, ou basculer sur un SMS ou un message vocal.

Chaque liste a sa cadence. Une liste froide et une liste de grands comptes ne se rappellent pas au même rythme.

Personne n’a envie de voir le même numéro s’afficher cinq fois dans sa journée, et ça ne sert à rien : quelqu’un qui n’a pas décroché à 10 h ne décrochera pas davantage à 10 h 20.

En appelant par 5, cette file grossit deux fois plus vite. Vous vous retrouvez avec une part importante de votre fichier en pause et une session qui tourne sur ce qu’il reste.

L’autre raison, moins visible

Quand quelqu’un décroche, les autres appels sont annulés en pleine sonnerie. Personne ne tombe sur un appel coupé : la ligne est raccrochée avant tout décroché. Mais un téléphone qui a sonné laisse une trace côté prospect : un appel manqué, d’un numéro qu’il ne connaît pas.

À 3 appels, ces annulations restent rares. À 5, chaque décroché peut en annuler quatre d’un coup. Et ces appels manqués ne se voient dans aucun rapport : le prospect était joignable, votre numéro s’est affiché chez lui, et personne ne lui a parlé.

Il y a aussi vos numéros sortants. Appeler plus, c’est les exposer davantage aux signalements et aux filtres des opérateurs. La rotation automatique répartit le volume, mais elle ne fait pas disparaître le problème, elle l’étale.

Quand 3 en même temps, c’est déjà trop

Il y a des cas où on conseille d’appeler un prospect à la fois.

Une liste courte de comptes à fort enjeu, des rappels planifiés, un prospect qui a déjà répondu une fois : là, vous ne cherchez pas du volume, vous cherchez à ne pas gâcher une tentative. Annuler la sonnerie d’un compte stratégique parce qu’un autre a décroché deux secondes plus tôt, c’est cher payé.

Le parallel dialer donne son plein rendement sur le cold call en volume, avec des fichiers larges. Sur des listes courtes ou des appels à fort enjeu, le mode un par un reste le bon réglage.

En résumé

3 prospects en même temps, c’est le réglage qu’on recommande et celui qu’on met par défaut sur une session. C’est celui qui préserve le mieux le fichier tout en supprimant l’essentiel du temps passé à écouter des sonneries.

Vous pouvez descendre en dessous quand la situation le demande. Vous pouvez aussi monter au-dessus : on l’ouvre au cas par cas, quand une équipe a un besoin qui le justifie et un fichier assez large pour l’absorber. Ce n’est simplement pas ce qu’on conseille par défaut, et ce n’est pas ce qu’on met en avant comme un argument.

Le créneau joue aussi dans ce réglage. Sur les plages où presque personne ne répond, monter le nombre d’appels simultanés coûte peu : les décrochés sont rares, donc les appels coupés aussi. À l’inverse, sur un créneau où les gens décrochent bien, chaque conversation coupe plus d’appels, et descendre en dessous de 3 n’a rien d’absurde.

Si un outil met ses 5 appels simultanés en avant comme argument de vente, la bonne question à lui poser n’est pas « combien d’appels par heure », mais « que deviennent les 4 appels coupés à chaque conversation ». La réponse vous en dira plus que la fiche produit.

Questions fréquentes

Peut-on appeler plus de 3 prospects en même temps chez Ubic ?

Oui, au cas par cas. 3 est ce qu’on conseille et ce qu’on met par défaut, mais on ouvre davantage quand une équipe a un besoin particulier et un fichier assez large. Parlez-en pendant la démo plutôt que de le régler seul : c’est l’état de votre liste qui décide, pas une préférence.

Un contact coupé en pleine sonnerie est-il perdu ?

Non. Il est gelé et repart dans la pause progressive de sa liste : il redevient appelable après le délai de la phase en cours, et ce délai s’allonge à chaque nouveau gel. L’idée est d’éviter de le rappeler plusieurs fois dans la même journée.

Appeler plus de prospects à la fois, ce n’est pas plus de conversations ?

Pas mécaniquement. Le taux de décroché dépend du fichier, du secteur et de l’horaire, pas de la vitesse à laquelle vous composez. En appeler plus à la fois accélère la traversée de la liste ; ça ne rend pas les gens plus disponibles. C’est ce qu’on observe sur les 600 000 appels analysés chez nous.

Comment savoir si 3 est le bon réglage pour mon équipe ?

Comparez sur une même liste et une même plage horaire : nombre de conversations obtenues, et nombre de contacts consommés pour les obtenir. C’est le deuxième chiffre qui décide, et c’est celui qu’on regarde le moins.